Aby uczynić wizytę w urzędzie jak najbardziej efektywną i bezproblemową, zaleca się zgromadzenie jak największej liczby szczegółów dotyczących poszukiwanego dokumentu, takich jak dokładna data, miejsce i pisownia nazwiska. Warto pamiętać, że nie trzeba osobiście stawiać się w urzędzie, a zamówienie aktu można zrealizować w najbliższym Urzędzie Stanu Cywilnego (USC) lub za pośrednictwem platformy e-PUAP.
Odpis aktu stanu cywilnego, czyli wyciąg z aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu, zawiera podstawowe informacje dotyczące osób, których ten akt dotyczył – imię i nazwisko, data i miejsce zdarzenia (narodzin, ślubu, śmierci), dane osobowe rodziców. Zasadniczo genealogom-amatorom odpis aktu cywilnego jest potrzebny w dwóch sytuacjach: kiedy w akcie znajdują się informacje, których genealog nie zna i bez których nie jest w stanie kontynuować swoich poszukiwań np. imiona rodziców bądź miejsca urodzenia swoich dziadków, kiedy potrzebuje odpisu aktu do udowodnienia swojego pokrewieństwa z daną osobą, np. w przypadku ubiegania się dokumentację z kopert dowodowych. W USC można się ubiegać o odpis skrócony bądź zupełny. Odpis zupełny kosztuje 33 zł i zawiera więcej informacji, ale na genealogiczne potrzeby wystarczający jest odpis skrócony, kosztujący 22 zł.
Ostatnią rzeczą, o której warto pamiętać jest okres przechowywania aktu stanu cywilnego. Dla akt urodzeń okres ten wynosi 100 lat, a dla ślubów i zgonów – 80 lat. Podane okresy są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Następnie akta przekazywane są do właściwego AP. Najczęściej metryki urodzeń, ślubów i zgonów były sporządzane w jednej księdze. Z tego względu, zgodnie z przepisami, przekazanie księgi do archiwum następuje dopiero po dacie zamknięcia ostatniego rejestru, czyli aktów urodzeń. W praktyce oznacza to, że metryki ślubów i zgonów są przechowywane w urzędach stanu cywilnego nie 80, a co najmniej 100 lat!
Niestety, nasze doświadczenia pokazują, że nie wszyscy urzędnicy rozpatrują takie wnioski pozytywnie. Przepisy to jedno, ale ich interpretacja, to już zupełnie inna kwestia. Problem wynika prawdopodobnie z faktu, że pracownicy USC wszystkie swoje działania opierają na ustawie „Prawo o aktach stanu cywilnego”, ignorując przy tym zapisy ustawy „O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”.
Dobrze działa Archiwum Państwowym w Olsztynie, które jeśli chodzi o metryki jest praktycznie całe dostępne on-line.
🔻🔻🔻
Sprawdź, jak uzyskać odpis aktu stanu cywilnego, czyli urodzenia, małżeństwa, zgonu. Aktualne sposoby uzyskiwania dokumentów przez Internet, w urzędzie i listownie są przedstawione szczegółowo na rządowej stronie internetowej
Dane teleadresowe wszystkich Urzędów Stanu Cywilnego w Polsce można znaleźć pod tym adresem
POWODZENIA!